Vom Pre-Check-in bis zum digitalen Schlüssel, inklusive Meldeschein-Regel seit 2025
Beim Online Check-in im Hotel gibt der Gast seine Daten und Zahlungsmethode schon vor der Anreise per Smartphone oder Link ein und bestätigt am Anreisetag den Check-in. Die Rezeption übernimmt keine Tipparbeit mehr und der Gast steht nicht in der Schlange. Bis zu 69 Prozent der Gäste nutzen den Pre-Check-in, wenn er angeboten wird. Genau da entscheidet sich, ob dein Empfang zur Stoßzeit ruhig bleibt oder sich staut.
In diesem Guide liest du, wie der digitale Check-in Schritt für Schritt abläuft. Du erfährst, was seit dem 01. Januar 2025 beim Meldeschein gilt, wie die PMS-Anbindung funktioniert und wann sich Smartphone, Kiosk oder eine Kombination lohnt. Am Ende weißt du, welche Aufgaben an der Rezeption bleiben.
Der digitale Check-in besteht aus drei Teilen. Zuerst der Pre-Check-in vor der Anreise, dann die Bestätigung am Anreisetag, zuletzt die Schlüsselausgabe.
Nach der Buchung bekommt der Gast einen Link oder QR-Code, meist per E-Mail oder WhatsApp. Er öffnet ihn im Browser, ganz ohne App. Dort trägt er seine Adresse ein, hinterlegt eine Zahlungsmethode und wählt optionale Extras wie ein früheres Zimmer oder Frühstück. Bis zu 69 Prozent der Gäste erledigen das vorab.
Am Anreisetag bestätigt der Gast den Check-in. Das geht am eigenen Smartphone oder am Self-Service-Kiosk in der Lobby. Weil die Daten schon vorliegen, dauert die Bestätigung Sekunden. Danach erhält er seinen Zimmerschlüssel, als digitalen Schlüssel aufs Handy oder als klassische Keycard am Kiosk.
Beim Check-out läuft es rückwärts: Der Gast prüft die Rechnung, bekommt sie per E-Mail und gibt bei Bedarf die Keycard zurück. So verkürzt sich die Check-in-Zeit um bis zu 80 Prozent und spart am Empfang täglich mehrere Stunden.
Willst du das für dein Haus einordnen? Die Seite zum digitalen Check-in und Check-out zeigt den kompletten Ablauf.
Nicht jedes Haus braucht denselben Aufbau. Ein Stadthotel mit vielen Geschäftsreisenden hat andere Stoßzeiten als ein Ferienresort mit Familien. Diese Tabelle hilft dir bei der Entscheidung.
Für die meisten Häuser ist der Hybrid die sichere Wahl. Der Großteil der Gäste checkt bequem per Handy ein, und wer keins nutzen möchte, geht an den Kiosk. So bleibt kein Gast außen vor und die Rezeption bleibt trotzdem frei.
Hier hat sich die Rechtslage geändert, und viele Häuser kennen die Details noch nicht. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde am 26. September 2024 verabschiedet und gilt seit dem 01. Januar 2025. Es ändert die Paragrafen 29 und 30 des Bundesmeldegesetzes.
Seit diesem Datum entfällt die Meldepflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Für deutsche Übernachtungsgäste musst du also keinen Meldeschein mehr ausstellen, ausfüllen lassen oder aufbewahren.
Für ausländische Gäste bleibt alles beim Alten. Sie müssen am Anreisetag weiterhin einen Meldeschein ausfüllen und handschriftlich unterschreiben. Zusätzlich weisen sie sich mit einem gültigen Pass oder Passersatz aus.
Grundlage für diese Unterscheidung ist Artikel 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens. Den Meldeschein bewahrst du zwölf Monate auf und vernichtest ihn spätestens drei Monate danach.
Für den digitalen Check-in heißt das: luca fragt die Staatsangehörigkeit ab und führt ausländische Gäste durch den Meldeschein samt Unterschrift, während deutsche Gäste diesen Schritt überspringen. Prüfe im Zweifel deinen Einzelfall, denn für Ferienwohnungen oder besondere Konstellationen können abweichende Regeln gelten. Das ist eine redaktionelle Einordnung und keine Rechtsberatung.
Ein digitaler Check-in ist nur so gut wie seine Anbindung an dein Property-Management-System. Ohne Integration tippt jemand die Gästedaten am Ende doch wieder ab. Das kostet Zeit und produziert Fehler.
luca verbindet sich mit deinem bestehenden PMS. Die Daten aus dem Pre-Check-in fließen direkt in die Reservierung, und der Check-in-Status wird zurückgeschrieben. Deine Mitarbeiter:innen sehen im gewohnten System, wer bereits eingecheckt hat. Das Ergebnis: eine Datenquelle, keine Doppelerfassung.
Genau diese Anbindung macht den Unterschied zwischen einem netten Extra und einem echten Zeitgewinn. Wo du bei der Digitalisierung deines Hauses anfängst, liest du in unserem Beitrag zu den ersten Schritten der Digitalisierung im Hotel.
Der digitale Check-in ersetzt nicht deine Mitarbeiter:innen. Er nimmt ihnen die Tipparbeit ab und gibt ihnen Zeit für die Gäste zurück. Statt Formulare abzuarbeiten, begrüßen sie, beraten und lösen die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen.
Das Vienna House by Wyndham Andel's Berlin zeigt, wie das in großem Maßstab aussieht. Mit über 550 Zimmern ist es eines der großen Business- und Kongresshotels Deutschlands. Gäste checken dort in Sekunden am Smartphone oder am Lobby-Terminal ein, inklusive Zimmerschlüssel. Zahlungen und Rechnungen laufen automatisch, viele Prozesse sind digitalisiert und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ist kürzer.
Du entscheidest dabei selbst, wie viel Empfang du behältst. Manche Häuser fahren voll auf Self-Service, andere lassen einen betreuten Empfang und nutzen den digitalen Check-in nur zur Entlastung. Beides funktioniert.
Beim Check-in lässt sich mehr als die Ankunft regeln. Drei Dinge laufen bei luca im selben Ablauf mit.
Die Zahlungsmethode hinterlegt der Gast schon beim Pre-Check-in. So ist die Kaution oder Vorautorisierung vor der Anreise geklärt und am Check-out gibt es keine Diskussion an der Kasse. Beim Check-in kannst du außerdem die Green Option anbieten: Der Gast verzichtet freiwillig auf die tägliche Zimmerreinigung und du sparst Reinigungs- und Wäschekosten.
Auch der Zimmerschlüssel gehört dazu. Mit digitalen Schlüsseln öffnet der Gast seine Tür per Smartphone, ohne Weg zum Empfang und ohne verlorene Karten. Und weil der Check-in der Moment der höchsten Kaufbereitschaft ist, lassen sich hier passende Upsells wie ein Zimmerupgrade oder ein späterer Check-out automatisch einblenden.
luca ist in der Regel in unter einer Woche einsatzbereit. Der digitale Check-in verkürzt die Check-in-Zeit danach um bis zu 80 Prozent und spart am Empfang täglich mehrere Stunden.
Nein. Seit dem 01. Januar 2025 entfällt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV die Meldepflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit. Für ausländische Gäste bleibt der handschriftlich unterschriebene Meldeschein am Anreisetag Pflicht, ebenso der Ausweis per Pass. luca steuert das automatisch nach Staatsangehörigkeit.
Ja. luca bindet sich an dein bestehendes Property-Management-System an, sodass Gästedaten und Check-in-Status ohne doppelte Eingabe fließen. Welche Systeme konkret unterstützt werden, klären wir am besten kurz in einer Demo für dein Haus.
Nein. Der Check-in läuft webbasiert über einen Link oder QR-Code im Browser. Gäste ohne Smartphone checken am Self-Service-Kiosk in der Lobby ein.
.png)
